Internet đã giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Chỉ với một vài cú click chuột, bạn có thể nhìn thấy một ai đó trên khắp thế giới và làm việc với họ trên bất cứ phương tiện nào bạn thích.

Có rất nhiều công cụ cộng tác trực tuyến tốn kém hoặc có thiết kế trực quan dành riêng cho một lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể không trả bất kỳ chi phí nào cho các công cụ tuyệt vời giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng. Dưới đây là sáu dịch vụ bao gồm tất cả các nhu cầu mà nhóm làm việc của bạn cần.

1. Google Docs / Google Drive

Google Docs đã trở thành công cụ chính xác để cùng nhau tạo ra các tài liệu tuyệt vời, nhưng nó cũng hoạt động tốt cho các mục đích khác nữa. Với Google Docs, nhóm của bạn có thể làm việc cùng một lúc trên bảng tính, bản trình bày, biểu mẫu và hơn thế nữa. Sử dụng tính năng nhận xét, bạn có thể để lại ghi chú về công việc của người khác để yêu cầu thay đổi hoặc để lại ghi chú cho chính bạn.

Một phần của Google Docs là Google Drive, cho phép nhóm của bạn thiết lập hệ thống lưu trữ tệp của riêng bạn. Với 15 GB dung lượng trống, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi giữ mọi thứ ở một vị trí trung tâm. Đây là hệ thống tốt hơn nhiều so với việc gửi email tài liệu qua lại hoặc cố gắng sử dụng một ổ đĩa flash. Nếu bộ tính năng mặc định mà Drive cung cấp không đủ cho bạn, một loạt ứng dụng có thể lấp đầy khoảng trống, như các ứng dụng chú thích giúp tăng tiềm năng cộng tác.

Với Google Docs, nhu cầu tạo tài liệu và lưu trữ tệp của nhóm của bạn sẽ được đảm bảo.

2. OneNote

Evernote là một tên tuổi lớn trong kinh doanh ghi chú, nhưng sau khi tăng giá và các mối quan tâm về quyền riêng tư, OneNote đã vượt trội hơn. Hoàn toàn miễn phí trên mọi nền tảng, OneNote cung cấp cho nhóm của bạn một nơi để tạo sổ ghi chép và điền chúng bằng các bản vẽ, bảng, liên kết và bất kỳ nội dung nào khác mà bạn có thể nghĩ đến. Việc tạo sổ ghi chép được chia sẻ thật dễ dàng và cho phép mọi người thêm các phần và trang của riêng họ.

Với OneNote bạn có thể tạo một nhóm wiki, luôn cập nhật quản lý dự án và theo dõi các ghi chú và ý tưởng bất cứ khi nào chúng nảy sinh. Nếu bạn thích, bạn thậm chí có thể sử dụng OneNote làm bảng trắng ảo, cho phép mọi người vẽ và nhập cùng nhau.

Với OneNote, việc ghi chú, quản lý ý tưởng và nhu cầu động não của nhóm bạn được đảm bảo.

3. Appear.in

Rất có thể, nhóm của bạn không thể lúc nào ở cùng một nơi. Đối với những thời điểm bạn cần thảo luận các vấn đề vượt quá một cuộc gọi điện video, bạn có thể dùng Appear.in. Là một trong những ứng dụng họp qua cuộc gọi được yêu thích nhất, công cụ này cho phép bạn tạo một phòng họp trong trình duyệt của mình và lưu trữ tối đa tám người.

Với Appear.in, nhóm của bạn có thể họp bất cứ lúc nào, bất kể họ ở đâu.

4. Trello

Trello là một trong những công cụ quản lý dự án nổi tiếng nhất, vì vậy không cần giới thiệu nhiều. Hệ thống dựa trên thẻ và bảng của nó khá hoàn hảo cho các danh sách công việc phải làm, mục tiêu và bất kỳ loại nhiệm vụ nào khác mà nhóm của bạn muốn thực hiện.

Với Trello, nhóm của bạn có thể dễ dàng theo dõi công việc, mục tiêu và bất kỳ điều gì khác quan trọng đối với bạn.

5. Zenkit

Trong khi Trello là một tên tuổi lớn trong không gian quản lý dự án, Zenkit cung cấp một lựa chọn thay thế Trello đáng xem nếu bạn cần quản lý nhiều dữ liệu hơn so với các gợi ý của Trello. Zenkit cung cấp một giao diện bắt đầu đơn giản, nhưng bạn có thể nhanh chóng thay đổi nó thành nhiều thiết lập khác nhau dựa trên nhu cầu của bạn. Ứng dụng này miễn phí cho mục đích cá nhân, cung cấp 1 GB dung lượng tệp đính kèm, 2.000 mục cho mỗi bộ sưu tập và cộng tác với tối đa năm mục khác.

Cho dù bạn muốn xem dữ liệu của mình trong một danh sách đơn giản, làm việc ở định dạng Kanban, hay thậm chí sử dụng bố cục Mind Map thú vị, Zenkit cũng sẽ thỏa mãn nhu cầu của bạn. Nó có tính năng phân loại và kiểm soát thẻ tốt hơn nhiều so với Trello, cụ thể hơn là có một cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh đằng sau hậu trường mà bạn có thể quản lý. Nếu bạn đã sử dụng Trello, bạn có thể nhập dữ liệu của nó vào Zenkit chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Với Zenkit, nhóm của bạn sẽ có một nơi để tạo, lưu trữ, sắp xếp và sắp xếp dữ liệu của bạn.

6. Slack

Slack là một công cụ giao tiếp nhóm với tất cả trong một cung cấp một nơi cho những cuộc trò chuyện thân thiện, thảo luận quan trọng, chia sẻ tệp và hơn thế nữa. Bằng cách chia các chủ đề truyền thông trong các kênh riêng biệt, các thành viên trong nhóm của bạn có thể tham gia vào thông tin họ cần và bỏ qua những thông tin họ không cần. Bạn có thể trực tiếp nhắn tin cho bất kỳ thành viên nhóm nào hoặc tạo nhóm riêng cho các cuộc hội thoại bên lề. Slack cho phép bạn chia sẻ bất kỳ tệp nào và có tất cả các loại tích hợp hữu ích để tự động hóa quy trình làm việc của bạn.

Sử dụng Slack để liên lạc vượt trội hơn là gửi email qua lại mọi lúc hay sử dụng trò chuyện nhóm trong WhatsApp. Cả hai đều khó theo dõi và không tốt trong việc mở rộng thêm nhiều thành viên trong nhóm. Với các cuộc trò chuyện theo chuỗi, đề cập đến các nhóm khác nhau, khả năng thực hiện cuộc gọi từ bên trong ứng dụng và tìm kiếm mạnh mẽ, Slack là ứng dụng giao tiếp mà nhóm làm việc hiện đại cần.

Ứng dụng này miễn phí cho số lượng thành viên không hạn chế, nhưng giới hạn bạn đến 10 tích hợp và 10.000 thư gần đây nhất, điều này vẫn tốt cho các nhóm nhỏ.

Với Slack, nhóm của bạn có một trung tâm cho tất cả các hình thức giao tiếp.

Tổng kết

Với sáu công cụ này, bất kỳ nhóm nhỏ nào cũng có thể quản lý dữ liệu, làm việc cùng nhau để tạo tài liệu và giữ liên lạc thường xuyên. Mặc dù các công cụ miễn phí này không thể phù hợp với các tính năng của phần mềm doanh nghiệp, các ứng dụng này chắc chắn sẽ đủ cho các nhóm số lượng ít người. Bất kể bạn làm việc như thế nào, nhu cầu bạn sẽ luôn được bảo đảm!

Nguồn: makeuseof.com